Hilfreiche Tipps -

Prüfen Sie konkurrenzierende Veranstaltungen wie Fußballspiele, Openairs, Messen etc., legen Sie notfalls ein Ausweichdatum fest, und klären Sie die Termine mit Lieferanten, Künstlern und Partnern ab.

Ablauf
Erstellen Sie rechtzeitig einen Ablaufplan/Timing, und verschicken Sie ihn möglichst früh an alle Beteiligten. Aufbau / Einlass / Begrüßungsrede / Buffeteröffnung / Show-Einlage / Ende der Veranstaltung / Abbau.

Logistik / Aufgabenverteilung / Sicherheit
Benötigen Sie Servicepersonal? Wer liefert was? Wer liefert wann? Wer räumt auf? Müllentsorgung? Handynummer der Verantwortlichen untereinander austauschen. Aktuelle Notrufnummernliste. Wer ist
der Veranstaltungsleiter? Hier laufen alle Informationen zusammen. Wer beschildert die Notausgänge?

Werbung im Vorfeld
Sind Flyer, Plakate, Radiowerbung bzw. Plakatständer erforderlich? Erhalten die Gäste ein Geschenk oder dein Werbemittel (z.B. Süßigkeiten, Give-aways, T-Shirt, Feuerzeuge…).

Raumgestaltung
Benötigen Sie ein Festzelt oder haben Sie einen entsprechenden Raum gemietet? Ist evtl. das Zelt zu beheizen? Art der Dekoration. Stimmen Sie Deko mit dem Veranstaltungsthema ab. Blumenschmuck? Wie soll die Bestuhlung sein? (Tafelform, U,T,E,I, oder Bankettbestuhlung mit runden Tischen). Benötigen Sie Stehtische? Ist ausreichend Stark- und Schwachstrom vorhanden? Berücksichtigen Sie Stellfläche für das Buffet, und Getränkebars, usw... Wo ist die Garderobe? Sind genügend Toiletten vorhanden? Wird ein Wasseranschluss benötigt?

Budgetplanung
Setzen Sie sich eine finanzielle Limite, die Sie nicht überschreiten wollen. Berücksichtigen Sie dabei welche Leistungen Sie selbst einbringen und was durch ein Cateringunternehmen erbracht werden
sollte. Erstellen Sie eine Liste möglicher Sponsoren.

Gästeliste
Wer soll, wer muss eingeladen werden? Die Einladung sollten Sie mit ausreichendem Vorlauf (ca.4 Wochen, bei Hochzeiten mindestens 10 Wochen) verschicken und den Zeitpunkt für eine Rückantwort fixieren. Rückantwortmöglichkeiten: Per Post, telefonisch, per Fax, per Mail, per SMS Wie viele Erwachsene und wie viele Kinder sind es tatsächlich? Sind Vegetarier zu berücksichtigen?

Kulturelle Umrahmung
Soll es ein DJ auflegen, eine Band spielen oder genügt ein CD- Player? Ist ein Moderator gefragt? Benötigen Sie dazu eine Bühne oder Rednerpult?

Bewirtung
Wünschen Sie einen Sektempfang, mit oder ohne Imbisse? Sollte es Fingerfood, Buffet oder gesetztes Essen, und wie viel Gänge sein? Welche Getränke soll es geben? Haben Sie genügend Freunde die Ihnen hilfreich unter die Arme greifen oder möchten Sie doch lieber professionelle Servicekräfte?

Tisch decken
Tischdecken aus Stoff oder Papier? Welche Farbe? Aschenbecher, Gläser jeder Art, Kaffeegeschirr, Abendgeschirr, Servietten, Kerzenständer, Tischdekoration, Vorlegebesteck, Getränke- und Bierkühler, Abfallbehälter, Kellnertablett usw.... Für mitgebrachte Blumen benötigen Sie manchmal mehrere Blumenvasen.

Tischordnung
Falls Sie sich für ein Fest oder ein Jubiläum entscheiden und nicht für eine zwanglose Party, benötigen Sie eine detaillierte Tischordnung. z.B. mit Tischkarten.

Fotograf
Rauschende Feste müssen fotografisch festgehalten werden. Um professionelle Bilder zu erhalten benötigen Sie einen Fotografen.

Kinder
Benötigen Sie ein Kindertisch oder ein kleines Kinderbuffet? Reichen die Kinderstühle und Spielgeräte? Organisieren Sie jemanden der Ihre Kids beschäftigt. Denken Sie an Mal- und Bastelmöglichkeiten. Haben Sie einen Ruhe- und Schlafraum für die Kinder?

Nachher
Dankesbriefe an alle Gäste (mit Foto) und Sponsoren, Homepage mit Bildern und Presseberichte aktualisieren, Checkliste: Was war gut? Was war schlecht? Was muss besser werden?

Sonstiges
Zieht sich ein "roter Faden" durch Ihre Veranstaltung und ist dieser deutlich zu erkennen? Werden Kassen, Absperrbänder, Security gebraucht? Erkundigen Sie sich nach Vorschriften und Bewilligungen. Bestellen Sie ein Taxi mit zwei Fahrern. Der zweite Fahrer fährt das Gästefahrzeug nach Hause und der Führerschein ist sicher. Für alle hier aufgeführten Punkte bieten wir Ihnen selbstverständlich die dazu passende Lösung. Verlangen sie einfach ein unverbindliches Angebot. Wir verkaufen nicht nur, wir beraten Sie auch. Je früher Sie uns mit einbinden, desto eher können wir ihr Fest zu einem gelungenen Anlass werden lassen.